Message de répondeur pour une fermeture exceptionnelle

Noël, congés, jours fériés, ponts, travaux : 22 modèles prêts à copier, avec la liste de contrôle de la bascule.

Quand votre entreprise ferme, le répondeur est le seul point de contact de l’appelant. Il doit lui dire en quelques secondes que vous êtes fermés, jusqu’à quand, et quoi faire en attendant. Les modèles ci-dessous couvrent les fêtes de fin d’année, les congés, les jours fériés et les fermetures exceptionnelles ; remplacez les éléments entre crochets par vos dates et vos coordonnées.

Fêtes de fin d’année

Annoncez les dates de fermeture et de reprise : c’est l’information que l’appelant cherche, et celle qui évite le plus de rappels.

  • Noël
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nos bureaux sont fermés le vendredi 25 décembre à l’occasion de Noël. Nous serons de nouveau à votre écoute le [date de reprise]. Laissez-nous votre nom, votre numéro et l’objet de votre appel : nous vous rappellerons à notre retour. »
  • Noël et Nouvel An
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous sommes fermés pour les fêtes de fin d’année, du [date de début] au [date de fin] inclus. Nous reprendrons nos appels le [date de reprise]. Pour une urgence, écrivez-nous à [adresse e-mail]. Toute l’équipe vous souhaite de belles fêtes. »
  • Fermeture anticipée les 24 et 31
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Les 24 et 31 décembre, nous fermons à [heure]. Nous vous accueillons de nouveau le [date de reprise]. Laissez-nous un message après le signal : nous vous rappellerons à notre retour. »
  • Dernier jour avant les fêtes
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Notre dernier jour d’ouverture avant les fêtes est le [date]. Nous rouvrons le [date de reprise]. Pour toute demande, laissez un message ou écrivez-nous à [adresse e-mail] : nous vous répondrons dès notre retour. »
  • Reprise en janvier
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Toute l’équipe vous souhaite une excellente année. Nous avons repris notre activité le [date]. Laissez-nous votre nom et votre numéro : nous vous rappelons dans les meilleurs délais. »

Fermeture annuelle et congés

Donnez la date de retour au jour près et retirez le message dès la réouverture.

  • Fermeture annuelle
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Notre entreprise est fermée pour congés annuels du [date de début] au [date de fin]. Laissez-nous un message après le signal : nous vous rappellerons à partir du [date de reprise]. »
  • Congés d’été
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous sommes en congés d’été jusqu’au [date]. Pour une demande urgente, écrivez-nous à [adresse e-mail] ; nous y répondons chaque jour. Sinon, laissez un message : nous vous rappellerons à notre retour. »
  • Congés avec contact d’urgence
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous sommes fermés jusqu’au [date]. En cas d’urgence, vous pouvez joindre [nom du contact] au [numéro]. Pour toute autre demande, laissez-nous un message. »
  • Congés de l’équipe
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Notre équipe est en congés du [date] au [date]. Votre message sera traité dès le [date de reprise]. Merci de nous laisser votre nom, votre numéro et l’objet de votre appel. »

Jours fériés et ponts

Un jour férié ou un pont change vos horaires pour un seul jour : le message doit le dire clairement.

  • Jour férié
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous sommes fermés ce jour à l’occasion de [nom du jour férié]. Nous vous accueillons de nouveau le [date de reprise]. Laissez-nous un message : nous vous rappellerons. »
  • Pont
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nos bureaux sont fermés du [date] au [date] inclus pour le pont. Nous reprendrons nos appels le [date de reprise]. Merci de laisser votre nom et votre numéro. »
  • Semaine entre deux fériés
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Durant la semaine du [date], notre accueil est assuré de [heure] à [heure] seulement. En dehors de ces horaires, laissez un message : nous vous rappellerons dès notre retour. »

Fermeture exceptionnelle

Un message daté, qui dit pourquoi et jusqu’à quand, puis qui disparaît.

  • Fermeture d’un jour
    « Bonjour, nos bureaux sont exceptionnellement fermés le [date] pour [raison]. Nous serons de nouveau à votre écoute le [date de retour]. Merci de laisser un message : nous vous rappellerons. »
  • Inventaire
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous réalisons notre inventaire annuel et sommes fermés du [date] au [date]. Nous vous accueillons de nouveau le [date de reprise]. Laissez-nous votre nom et votre numéro. »
  • Travaux
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Notre établissement est fermé pour travaux jusqu’au [date de réouverture]. Pendant cette période, écrivez-nous à [adresse e-mail] : nous vous répondons dans les meilleurs délais. »
  • Déménagement
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous déménageons : nos bureaux sont fermés du [date] au [date]. À partir du [date], retrouvez-nous au [nouvelle adresse]. Laissez-nous un message : nous vous rappellerons. »
  • Journée de l’équipe
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Notre équipe est réunie le [date] et ne peut prendre vos appels. Nous serons de nouveau joignables le [date de retour]. Laissez un message : nous vous rappellerons. »

Par métier

Le message de fermeture doit refléter les usages de votre profession, notamment lorsqu’une urgence est possible.

  • Cabinet médical
    « Cabinet du docteur [Nom], bonjour. Le cabinet est fermé du [date] au [date] inclus. En cas d’urgence vitale, composez le 15. Pour un rendez-vous, laissez un message : nous vous rappellerons à la réouverture. »
  • Pharmacie
    « Pharmacie [Nom], bonjour. Notre officine est fermée du [date] au [date]. Pour connaître la pharmacie de garde la plus proche, adressez-vous au service de garde de votre région. Nous vous accueillons de nouveau le [date de reprise]. »
  • Artisan
    « Vous êtes bien chez [Entreprise], votre spécialiste en [activité]. Nous sommes fermés du [date] au [date]. Pour un dépannage urgent, appelez le [numéro d’astreinte]. Pour toute autre demande, laissez votre nom et votre numéro. »
  • Commerce
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Enseigne]. Notre boutique est fermée du [date] au [date]. Nous prenons vos commandes jusqu’au [date] et nous vous accueillons de nouveau le [date de reprise]. Laissez-nous un message ou retrouvez-nous sur [site]. »
  • Hôtel ou restaurant
    « Bonjour, vous êtes bien chez [Établissement]. Nous sommes fermés du [date] au [date]. Nous rouvrons le [date de réouverture]. Pour une réservation, laissez votre nom, votre numéro et la date souhaitée : nous vous rappellerons. »

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Cinq réflexes avant une fermeture

  • Annoncez les dates de fermeture et de reprise dans le message : ce sont les deux informations que l’appelant attend.

  • Prévenez votre clientèle une quinzaine de jours avant, sur tous vos canaux : message du répondeur, site, signature des e-mails, fiche Google.

  • Programmez le message avec une plage de dates quand votre standard le permet : le retour au message habituel se fait seul.

  • Proposez une seule alternative : une adresse e-mail ou un contact d’urgence, jamais trois.

  • Réécoutez le message sur la ligne réelle avant la fermeture, et vérifiez le retour au message habituel le jour de la reprise.

Questions fréquentes

  • Que dire dans un message de répondeur pour Noël ?

    Le nom de l’entreprise, les dates de fermeture et de reprise, la marche à suivre (laisser un message ou écrire à une adresse), un contact en cas d’urgence si nécessaire, puis des vœux courts. Vingt à vingt-cinq secondes suffisent.

  • Quand changer le message du répondeur avant les fêtes ?

    Une quinzaine de jours avant la fermeture, pour que vos clients soient prévenus à temps, puis la veille ou le jour de la fermeture pour la bascule définitive, selon la programmation de votre standard.

  • Faut-il programmer le message avec des dates ?

    Oui, quand le standard le permet : une plage de dates active le message de fermeture, puis rétablit seule l’annonce habituelle. Sans programmation, notez la date de retrait et vérifiez-la le jour de la reprise.

  • Quelle durée pour un message de fermeture ?

    Vingt à vingt-cinq secondes, soit une soixantaine de mots à un débit posé. Au-delà, l’appelant raccroche avant d’avoir entendu la date de reprise.

  • Comment obtenir ces messages en voix professionnelle ?

    Studio Phone Express produit le fichier audio prêt à installer sur votre standard, via votre intégrateur télécom, dans le format requis par votre système. Une fermeture exceptionnelle peut être traitée le jour même.

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